Procedura zgłoszeń wewnętrznych – niezbędne elementy
Procedura zgłoszeń wewnętrznych – niezbędne elementy
Ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów został nałożony na podmioty prawne spełniające warunki określone w tej ustawie obowiązek wprowadzenia procedury zgłoszeń wewnętrznych. Ustawa określiła minimalne elementy, które w każdej procedurze muszą się znaleźć. Należą do nich określenie:
- kto jest uprawniony do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych (może to być wewnętrzna jednostka organizacyjna, osoba w ramach struktury organizacyjnej, podmiot zewnętrzny)
Ważne jest to, że tylko przyjmowanie zgłoszeń wewnętrznych może być oddane podmiotowi spoza organizacji, struktury danego podmiotu prawnego. Bez względu na to, kto będzie dokonywał przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych, musi to nastąpić na podstawie pisemnego wyraźnego upoważnienia. W przypadku podmiotu spoza organizacji musi zostać zawarta umowa, w której będzie zawarte stosowne upoważnienie. Obsługa przez podmiot zewnętrzny będzie obejmowała wyłącznie przyjęcie zgłoszenia, potwierdzenie przyjęcia, przekazanie informacji zwrotnej oraz dostarczanie informacji na temat procedury zgłoszeń wewnętrznych z zastosowaniem rozwiązań technicznych i organizacyjnych zapewniających zgodność
z ustawą.
- sposobów przekazywania zgłoszeń wewnętrznych przez sygnalistę wraz z adresem korespondencyjnym bądź e-mail
Ustawa wskazuje, że musi to być co najmniej:
- ustny tryb zgłoszenia (telefonicznie, za pomocą środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną, bezpośrednie spotkanie zorganizowane na wniosek sygnalisty).
W przypadku dokonania zgłoszenia za pomocą nagrywanej linii telefonicznej lub innego nagrywanego systemu komunikacji głosowej, zgłoszenie jest dokumentowane za zgodą sygnalisty w formie nagrania rozmowy lub transkrypcji rozmowy (ma być kompletna
i dokładna). Jeśli zgłoszenie jest dokonane za pośrednictwem nienagrywanej linii telefonicznej wymagane jest sporządzenie protokołu. Sygnalista ma prawo do sprawdzenia, poprawienia
i zatwierdzenia protokołu bądź transkrypcji przez ich podpisanie.
W przypadku wniosku o spotkanie, podczas którego będzie dokonane zgłoszenie, powinno być ono zorganizowane w ciągu 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku przez podmiot prawny. Formą dokumentacji jest za zgodą sygnalisty – nagranie lub protokół.
- pisemny tryb zgłoszenia
Zgłoszenie w tej formie może być dokonane w postaci papierowej lub elektronicznej. W danym podmiocie prawnym musi funkcjonować zatem odrębny adres e-mail, który będzie dedykowany do przesyłania takich zgłoszeń, jak również adres korespondencyjny, których obsługa będzie spełniała warunki poufności wynikające z ustawy.
- bezstronnej wewnętrznej jednostki organizacyjnej lub osoby w strukturze upoważnionej do podejmowania działań następczych
Wskazana jednostka bądź osoba muszą posiadać stosowne upoważnienie do podejmowania działań następczych. Pod pojęciem działań następczych należy rozumieć weryfikację zgłoszenia, komunikację z sygnalistą, występowanie do sygnalisty o dodatkowe informacje, przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej. Działania następcze może podejmować jednostka organizacyjna lub osoba w ramach struktury upoważniona do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych, pod warunkiem, że takie rozwiązanie zapewni bezstronność. Działań następczych zgodnie z brzmieniem ustawy nie może wykonywać podmiot zewnętrzny spoza organizacji.
- trybu postępowania ze zgłoszeniami anonimowymi
Ani Dyrektywa ani ustawa nie nakłada na podmiot prawny obowiązku przyjmowania zgłoszeń anonimowych. To do danego podmiotu prawnego należy wybór czy zgłoszenia anonimowe będą przyjmowane i ta właśnie decyzja powinna znaleźć jasne odzwierciedlenie
w procedurze. W przypadku, gdy w procedurze będzie wprost wskazane, że anonimowe zgłoszenia nie są przyjmowane, podmiot prawny nie ma obowiązku zajmowania się nimi.
- obowiązku potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia
Powyższy obowiązek powinien być spełniony w terminie 7 dni od dnia otrzymania zgłoszenia. Oczywiście, jeśli sygnalista nie podał adresu do kontaktu, powyższe nie będzie mogło być spełnione.
- obowiązku podjęcia działań następczych
Mówiąc o działaniach następczych należy rozumieć w szczególności ocenę prawdziwości zarzutów zawartych w zgłoszeniu oraz dalszych kroków, takich jak wszczęcie dochodzenia wewnętrznego, postępowania wyjaśniającego, wniesienie oskarżenia lub podjęcie działań
w celu odzyskania środków lub innych odpowiednich działań naprawczych zgodnie
z przyznanymi uprawnieniami. Procedura zgłoszeń wewnętrznych powinna wskazywać jaka jest ścieżka postępowania, w jaki sposób działania następcze będą prowadzone, kto te czynności będzie podejmował (jak już wcześniej wspomniano musi to być osoba upoważniona), jakie są możliwe do podjęcia kroki w ramach podejmowanych działań następczych.
- maksymalnego termin na przekazanie informacji zwrotnej
Termin ten nie może przekroczyć 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia, a jeśli nie przekazano potwierdzenia przyjęcia – 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia.
- informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do RPO albo organów publicznych
Informacje te powinny być sformułowane w sposób przystępny i muszą być łatwo dostępne.
Fakultatywne elementy procedury zgłoszeń wewnętrznych:
- wskazanie naruszeń dotyczących obowiązujących w podmiocie prawnym regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych, które zostały ustanowione przez podmiot prawny na podstawie prawa powszechnie obowiązującego i pozostają z nimi zgodne.
- wskazanie czynników ryzyka odpowiadających profilowi działalności podmiotu prawnego, które sprzyjają możliwości wystąpienia określonych naruszeń prawa,
- informacja o każdorazowej możliwości dokonania zgłoszenia do RPO,
- określenie systemu zachęt do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych (nie oznacza on materialnych zachęt w postaci np. nagród pieniężnych, ale mechanizmy polegające na zachęceniu pracownika do dokonania zgłoszenia wewnętrznego w postaci np. szkoleń z procedury wewnętrznej, informacji o zgłoszeniach).
